Une agence nationale de santé publique en France est à la recherche d’un (e) Assistant(e) de direction.
Tâches à accomplir :
Pour les documents relevant directement de leur activité ou ceux confiés par la directrice, concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l’archivage des documents
Suivre la vie des processus de gestion administrative et financière au sein de la direction
Assurer la gestion des ordres de mission et états de frais des personnes des agents de la direction, des personnes extérieures participant aux réunions
Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet)
Organiser l’agenda, les rendez-vous de la directrice
Constituer les parapheurs et assurer du bon déroulé du circuit de validation
Vérifier les courriers mis à la signature du directeur en veillant à l’application de la charte graphique de l’établissement et des règles administratives
Organiser les commandes de matériels et de fournitures à la demande de la directrice via le logiciel Qualiac
Organiser l’agenda et gérer le processus de déplacements de la directrice et des agents de l’unité
Préparer et organiser les réunions (convocations, dossier préparatoire, envoi des invitations, transmission des informations au prestataire logistique, vérifier l’installation conforme et la livraison des éléments demandés)
Rédiger les synthèses et compte-rendu de réunions
Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe
Réception et gestion des appels téléphoniques, permanence téléphonique de la direction par roulement avec ses collègues
Gestion de fichiers par mailings
Expérience
Expérience professionnelle exigée de 5 ans minimum dans le domaine du secrétariat assistanat / Bac +2/3 – BTS Assistanat de direction
Lieu et condition de travail :
Saint Maurice (Val de Marne)
Type de contrat :
Contrat à durée indéterminée
Profil :
Savoir planifier
Maîtriser les outils de suivi (tableaux de bords)
pour postuler : contacter Madame ABRA au 01 49 41 41 76