ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Une agence nationale de santé publique en France est à la recherche d’un (e) Assistant(e) de direction.

 

Tâches à accomplir :

Pour les documents relevant directement de leur activité ou ceux confiés par la directrice, concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l’archivage des documents

Suivre la vie des processus de gestion administrative et financière au sein de la direction

Assurer la gestion des ordres de mission et états de frais des personnes des agents de la direction, des personnes extérieures participant aux réunions

Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet)

Organiser l’agenda, les rendez-vous de la directrice

Constituer les parapheurs et assurer du bon déroulé du circuit de validation

Vérifier les courriers mis à la signature du directeur en veillant à l’application de la charte graphique de l’établissement et des règles administratives

Organiser les commandes de matériels et de fournitures à la demande de la directrice via le logiciel Qualiac

Organiser l’agenda et gérer le processus de déplacements de la directrice et des agents de l’unité

Préparer et organiser les réunions (convocations, dossier préparatoire, envoi des invitations, transmission des informations au prestataire logistique, vérifier l’installation conforme et la livraison des éléments demandés)

Rédiger les synthèses et compte-rendu de réunions

Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe

Réception et gestion des appels téléphoniques, permanence téléphonique de la direction par roulement avec ses collègues

Gestion de fichiers par mailings

 

Expérience

Expérience professionnelle exigée de 5 ans minimum dans le domaine du secrétariat assistanat / Bac +2/3 – BTS Assistanat de direction

 

Lieu et condition de travail :

Saint Maurice (Val de Marne)

 

Type de contrat :

Contrat à durée indéterminée

 

Profil :

Savoir planifier

Maîtriser les outils de suivi (tableaux de bords)

 

pour postuler : contacter Madame ABRA au 01 49 41 41 76

 

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