Le village de la petite enfance regroupe 7 structures municipales de la petite enfance et dispose de divers espaces partagés qui permet de renforcer la cohésion d’équipe entre les professionnels et d’optimiser les prestations proposées aux familles. Le bâtiment est entièrement accessible aux personnes à mobilité réduite (PMR).
Missions du poste
Assurer l’assistanat de direction, notamment l’organisation, la gestion et la communication des structures d’accueil de la petite enfance.
Activités du poste
Assurer le suivi des projets et des activités de la direction
- Gérer l’agenda et organiser les rendez-vous en fonction des priorités définies
- Rédiger les comptes rendus de réunions
- Relayer les informations importantes et assurer la transmission des messages
- Assurer la circulation de l’information entre les équipes et la direction
- Préparer et mettre à jour les documents administratifs et supports de réunion
- Assurer le suivi des échéances (projets, dossiers, bilans, tableaux de bord)
- Contribuer à l’organisation logistique des événements et temps collectifs (réunions d’équipe, comités techniques, rencontres familles…)
- Gérer le suivi des recrutements
- Piloter la mise en œuvre et le suivi de la Convention Territoriale Globale (CTG)
Organiser et structurer les process de la direction
- Créer et tenir à jour des outils de pilotage (tableaux de suivi, check-lists, échéanciers)
- Formaliser les circuits de validation, de transmission des informations et de suivi des dossiers
- Identifier les points de blocage et proposer des améliorations pour optimiser l’organisation interne
- Harmoniser les pratiques administratives entre les différentes structures d’accueil
- Veiller à la cohérence et à la bonne application des process par l’ensemble des collaborateurs
Assurer un relais de coordination au sein du Centre Municipal de Soins
- Participer aux réunions stratégiques du CMS afin d’assurer le suivi des dossiers en lien avec la direction et d’en réaliser les comptes rendus.
- Apporter un appui opérationnel à l’assistante administrative et financière du CMS selon les besoins identifiés.
- Suivre les dossiers prioritaires tels que le CLSM (Conseil Local de Santé Mentale) et le CLS (Contrat Local de Santé) et en assurer la continuité administrative.
- Réaliser des permanences au CMS selon les besoins exprimés par la cheffe de service afin de renforcer la coordination et la fluidité des échanges.
Planifier et coordonner les réunions
- Recueillir les disponibilités des participants et établir le calendrier des réunions selon les priorités de la direction
- Préparer et diffuser les convocations, ordres du jour et documents nécessaires en amont
- Assurer la logistique : réservation de salles, organisation du matériel, accueil des intervenants
- Tenir à jour un planning partagé et veiller au respect des échéances
- Centraliser les éléments issus des réunions (comptes rendus, décisions, actions à suivre) et en assurer la diffusion auprès des équipes concernées
- Veiller à la bonne circulation de l’information avant et après chaque réunion pour garantir une coordination efficace
Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers
- Accueillir les familles, partenaires et visiteurs avec professionnalisme et bienveillance
- Centraliser les demandes des usagers et orienter vers les bons interlocuteurs
- Garantir la qualité de l’accueil et de l’information auprès des familles et partenaires
- Gérer les appels entrants, filtrer et orienter selon les priorités
- Fournir une information fiable, actualisée et accessible sur les démarches et services proposés
Le poste est placé sous la responsabilité de la directrice adjointe et de la directrice de la santé et de la petite enfance et, sous l’autorité de la directrice générale adjointe des services en charge des affaires sociales, culturelles, de la santé et de la petite enfance et de la règlementation générale.
Profil de poste
Cadre d’emploi des Adjoints administratifs confirmés : catégorie C
Compétences et capacités requises
- Autonomie
- Discrétion, réserve et respect des obligations de neutralité
- Loyauté et sens du service public
- Polyvalence, réactivité et adaptabilité
- Dynamisme et prise d’initiative
- Rigueur, méthode et sens de l’organisation
- Aptitudes relationnelles et capacité à travailler en équipe
- Capacité à instaurer un climat de confiance avec les familles et les partenaires
Savoirs et connaissances professionnelles
- Connaissance du fonctionnement des structures de la Petite Enfance et des services municipaux
- Compréhension des enjeux liés aux dispositifs de santé publique (CMS, CLS, CLSM…)
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie professionnelle)
- Capacité à produire et structurer des documents administratifs (comptes rendus, tableaux de suivi courriers…)
- Connaissance des missions des collectivités locales
Rémunération et qualité de vie au travail
- Statutaire + régime indemnitaire (IFSE et CIA) + prime annuelle + bonus attractivité
- COS + participation mutuelle et prévoyance + piscine municipale gratuite pour les agents
- Contribution à des nombreux groupes de travail transverses sur la base du volontariat
- Restauration possible (tarif appliqué en fonction des revenus – repas préparés par notre cuisine centrale)
- Poste ouvert aux personnes en situation de handicap (aménagements de poste possible)
- Politique de formation active (individuelle et collective), évolution professionnelle
Poste à pourvoir dans les meilleurs délais.
Merci d’adresser vos candidatures à l’attention de Monsieur le Maire : lettre de motivation + CV.
Pour les candidats titulaires de la fonction publique, joindre à votre candidature : votre dernier arrêté de situation administrative et le cas échéant d’attribution de régime indemnitaire + 3 derniers compte rendus d’entretien professionnelle).
- Par mail
- Par courrier : Place de l’Hôtel de Ville – 94355 Villiers-sur-Marne cedex
Pour toute demande d’information, vous pouvez contacter , ou Sandy-Farah Tarjus Chargée de recrutement au 01 49 41 30 63.